Kể từ ngày 1/9/2013, các hồ sơ được mở sẽ phải điền mẫu đơn chỉ định người đại diện DS261 theo hình thức trực tuyến thay thế cho mẫu đơn cũ DS3032. Hôm nay tôi xin giúp các bạn cách thức điền mẫu đơn này.
Trước tiên chúng ta bấm vào đường link dưới đây để bắt đầu log in:
https://ceac.state.gov/IV/Login.aspx
hình 1
- Ở ô thứ nhất (I AM THE...), chúng ta có thể điển tên đương đơn chính, VP luật sư, người bảo lãnh hoặc người thân, bạn bè.
- Ở ô thứ hai, chúng ta sẽ nhập vào case number của hồ sơ.
- Ở ô thứ ba, chúng ta sẽ phải nhập Invoice ID number. Đương đơn sẽ có số này từ NVC khi hồ sơ được mở và được yêu cầu thanh toán các khoản lệ phí. Số này trước đây gồm tám chữ số như hình dưới đây:
hình 2
Lưu ý, thông tin về Invoice ID number không được tiết lộ cho người lạ biết. Nếu họ có số này và kèm theo case number thì họ có khả năng log in để xem hoặc sửa thông tin của các bạn.
Sau khi chúng ta log in thành công, sẽ xuất hiện cửa sổ dưới đây:
hình 3
Trước khi bắt đầu thực hiện việc điền đơn, chúng ta lưu ý vài điểm dưới đây:
- Trong khoảng thời gian là 20 phút, nếu không có một tương tác nào với cửa sổ làm việc tức là bạn không nhập bất kỳ dữ liệu nào vào thì khung thời gian dành cho bạn sẽ chấm dứt. Những dữ liệu nhập vào trước đó có thể bị mất trừ phi bạn đã bấm SAVE. Tuy nhiên, bạn có thể SIGN IN (tức LOG IN) để quay trở vào.
- Các câu trả lời phải tuyệt đối trung thực và đầy đủ. Hồ sơ đương đơn có thể bị từ chối nếu phát hiện không trung thực.
- Chỉ sử dụng duy nhất tiếng Anh và các mẫu tự tiếng Anh trong tất cả các câu trả lời. Hệ thống máy tính ở NVC chỉ nhận dạng được các mẫu tự tiếng Anh. Ví dụ: chúng ta phải viết tên và địa chỉ ở Việt Nam không dấu trong tất cả các câu trả lời.
- Luôn luôn đọc kỹ tất cả thông tin mà chúng ta vừa nhập vào, tránh mọi sai sót trước khi qua những phần kế tiếp.
Để có thể bắt đầu việc khia DS261, chúng ta sẽ click vào một ô nhỏ có dòng chữ:
I certify that I have read and understand the above. I am now ready to begin the Choice of Address and Agent form.
Sau đó chúng ta bấm vào hộp nút CONTINUE ở phía dưới. Khung cửa sổ làm việc kế tiếp sẽ như sau:
hình 4
Ở phần nội dung trong khung dưới đòng chữ Summary Information giới thiệu cho chúng ta biết ý nghĩa của mẫu đơn DS261. Phía dưới khung cho biết tình trạng của hồ sơ hiện nay:
- Mẫu đơn DS261: NOT START
- Lệ phí AOS: Đã thanh toán (PAID), có thể bấm vào nút view để xem và in Document cover sheet.
- Lệ phí Visa: Chưa đóng (NOT AVAILABLE)
Quay trở lại, để bắt đâu khai mẫu đơn DS261, chúng ta sẽ bấm vào nút START màu xanh dương ngay bên cạnh dòng chữ NOT START mà tôi đã khoanh tròn trong hình.
Chúng ta sẽ có khung cửa sổ kế tiếp như sau:
hình 5
Ở khung này, chúng ta sẽ khai thông tin của đương đơn chính trước. Do hình số 5 nhìn hơi nhỏ nên tôi sẽ cắt ra làm thành hai hình số 6 và số 7 dưới đây để dễ theo dõi:
hình 6
Trong phần thông tin của đương đơn chính (Principal Applicant's Information), chúng ta lần lượt nhập vào:
- SURNAME: Họ của đương đơn chính
- GIVENNAME: Tên của đương đơn chính
CHúng ta đi xuống phần kế tiếp của hình:
hình 7
- Chúng ta sẽ nhập tiếp địa chỉ email của đương đơn chính ở ô EMAIL ADDRESS. Trong gia đình, nếu ai hay thường xuyên liên lạc với NVC thì nên lấy địa chỉ email này.
- Xác nhận lại địa chỉ email trong ô CONFIRM EMAIL ADDRESS.
Tới đây chúng ta đã xong phần khai thông tin ban đầu của đương đơn chính để chuẩn bị khai DS261. Trong câu hỏi ở ngay phía dưới hai câu hỏi về địa chỉ email ở trên là một câu hỏi cực kỳ quan trọng:
Have you already legally immigrated to the U.S and no longer need to apply for an immigrant visa?
Có nghĩa là NVC hỏi đương đơn: "Có phải đương đơn đã nhập cư hợp pháp vào Hoa Kỳ rồi và hiện nay không còn muốn nộp đơn xin thị thực nhập cảnh nữa?"
Trừ một số ít trường hợp có hai hồ sơ bảo lãnh và người này đã đến Hoa Kỳ định cư trước khi hồ sơ bảo lãnh thứ hai được mở, còn lại thì chúng ta luôn luôn phải click vào nút NO. Nếu chọn YES, hồ sơ bảo lãnh này sẽ bị NVC đóng lại vĩnh viễn.
Sau khi chúng ta đã chọn NO cho câu hỏi vừa rồi thì sẽ xuất hiện một câu hỏi mới như sau:
hình 8
Do you wish to appoint an agent or attorney to receive mail about your visa application?
NVC hỏi: "Bạn có muốn chỉ định người đại diện hoặc luật sư để thay bạn nhận thư từ về hồ sơ bảo lãnh của bạn hay không?"
- Trong trường hợp nếu chúng ta bấm NO tức là chúng ta chọn chính mình (người được bảo lãnh chính) để nhận các thư từ liên lạc từ NVC. Lúc này NVC sẽ sử dụng thông tin mà chúng ta nhập vào từ hình số 6 và hình số 7.
- Nếu chúng ta đồng ý chon người đại diện và bấm YES thì cửa sổ khai mẫu đơn DS261 sẽ xuất hiện như dưới đây:
hình 9
Tới đây xem như chúng ta đã gần hoàn tất khai DS261. Do hình crop bị mất những nút chức năng bên dưới nên sau khi chúng ta khai xong sẽ có đại loại các nút chức năng như sau:
SAVE: Lưu lại thông tin vừa khai trước khi thoát ra. Lần tới khi SIGN IN, các thông tin đã khai vẫn còn nguyên vẹn. Chúng ta có thể dùng chức năng EDIT để chỉnh sửa thông tin.
EDIT: CHỉnh sửa lại thông tin đang khai.
NEXT: Tiếp tục để hoàn thành việc khai DS261.
Bây giờ chúng ta tiếp tục đi tới để hoàn tất việc khai. NVC sẽ cho chúng xem lại thông tin vừa khai trước khi bấm nộp đơn:
hình 10
Đây là hình mẫu nên tất cả thông tin thật đều bị sửa đổi hoặc xoá trắng đi. CHúng ta cần kiểm tra thật kỹ trước khi chọn nút ký và gửi đi (NEXT: SIGN AND SUBMIT).
Nếu phát hiện điểm nào chưa đúng thì hãy bấm vào nút chữ BACK trên dòng màu đỏ dưới cùng bên tay trái để quay lại các cửa sổ trước kiểm tra chỉnh sửa.
Nếu thông tin hoàn toàn chính xác, chúng sẽ bấm vào nút NEXT: SIGN AND SUBMIT trên dòng màu đỏ dưới cùng bên tay phải.
Khung màn hình mới sẽ xuất hiện tiếp như sau:
hình 11
Trong hình cho biết thời điểm chúng ta điền đơn. Bên cạnh đó, có thêm một câu hỏi có ai giúp điền đơn hay không? Nếu chúng ta chọn YES, sẽ xuất hiện thêm cửa sổ để nhập thông tin về người giúp đỡ điền đơn này. Nếu chọn NO, chúng ta sẽ đi xuống phần dưới và cũng là phần cuối cũng của việc điền đơn.
Đây là hình thức chữ ký điện tử (E-sign) thay thế chữ ký thông thường. Chúng ta chỉ cần nhập vào ô trống mà bên trên có dòng chữ ENTER THE CODE BELOW AS SHOWN bằng những ký tự đã có sẵn trong hộp màu đen dưới cùng. Ví dụ trong hình là những ký tự như sau: K6ZJ
Sau đó bấm vào hộp nút dưới cùng SIGN AND SUBMIT FORM. Như vậy, chúng ta đã hoàn tất và đơn DS261 đã được gửi tới NVC.
Chúc các bạn thành công.
Trước tiên chúng ta bấm vào đường link dưới đây để bắt đầu log in:
https://ceac.state.gov/IV/Login.aspx
hình 1
- Ở ô thứ nhất (I AM THE...), chúng ta có thể điển tên đương đơn chính, VP luật sư, người bảo lãnh hoặc người thân, bạn bè.
- Ở ô thứ hai, chúng ta sẽ nhập vào case number của hồ sơ.
- Ở ô thứ ba, chúng ta sẽ phải nhập Invoice ID number. Đương đơn sẽ có số này từ NVC khi hồ sơ được mở và được yêu cầu thanh toán các khoản lệ phí. Số này trước đây gồm tám chữ số như hình dưới đây:
hình 2
Lưu ý, thông tin về Invoice ID number không được tiết lộ cho người lạ biết. Nếu họ có số này và kèm theo case number thì họ có khả năng log in để xem hoặc sửa thông tin của các bạn.
Sau khi chúng ta log in thành công, sẽ xuất hiện cửa sổ dưới đây:
hình 3
Trước khi bắt đầu thực hiện việc điền đơn, chúng ta lưu ý vài điểm dưới đây:
- Trong khoảng thời gian là 20 phút, nếu không có một tương tác nào với cửa sổ làm việc tức là bạn không nhập bất kỳ dữ liệu nào vào thì khung thời gian dành cho bạn sẽ chấm dứt. Những dữ liệu nhập vào trước đó có thể bị mất trừ phi bạn đã bấm SAVE. Tuy nhiên, bạn có thể SIGN IN (tức LOG IN) để quay trở vào.
- Các câu trả lời phải tuyệt đối trung thực và đầy đủ. Hồ sơ đương đơn có thể bị từ chối nếu phát hiện không trung thực.
- Chỉ sử dụng duy nhất tiếng Anh và các mẫu tự tiếng Anh trong tất cả các câu trả lời. Hệ thống máy tính ở NVC chỉ nhận dạng được các mẫu tự tiếng Anh. Ví dụ: chúng ta phải viết tên và địa chỉ ở Việt Nam không dấu trong tất cả các câu trả lời.
- Luôn luôn đọc kỹ tất cả thông tin mà chúng ta vừa nhập vào, tránh mọi sai sót trước khi qua những phần kế tiếp.
Để có thể bắt đầu việc khia DS261, chúng ta sẽ click vào một ô nhỏ có dòng chữ:
I certify that I have read and understand the above. I am now ready to begin the Choice of Address and Agent form.
Sau đó chúng ta bấm vào hộp nút CONTINUE ở phía dưới. Khung cửa sổ làm việc kế tiếp sẽ như sau:
hình 4
Ở phần nội dung trong khung dưới đòng chữ Summary Information giới thiệu cho chúng ta biết ý nghĩa của mẫu đơn DS261. Phía dưới khung cho biết tình trạng của hồ sơ hiện nay:
- Mẫu đơn DS261: NOT START
- Lệ phí AOS: Đã thanh toán (PAID), có thể bấm vào nút view để xem và in Document cover sheet.
- Lệ phí Visa: Chưa đóng (NOT AVAILABLE)
Quay trở lại, để bắt đâu khai mẫu đơn DS261, chúng ta sẽ bấm vào nút START màu xanh dương ngay bên cạnh dòng chữ NOT START mà tôi đã khoanh tròn trong hình.
Chúng ta sẽ có khung cửa sổ kế tiếp như sau:
hình 5
Ở khung này, chúng ta sẽ khai thông tin của đương đơn chính trước. Do hình số 5 nhìn hơi nhỏ nên tôi sẽ cắt ra làm thành hai hình số 6 và số 7 dưới đây để dễ theo dõi:
hình 6
Trong phần thông tin của đương đơn chính (Principal Applicant's Information), chúng ta lần lượt nhập vào:
- SURNAME: Họ của đương đơn chính
- GIVENNAME: Tên của đương đơn chính
CHúng ta đi xuống phần kế tiếp của hình:
hình 7
- Chúng ta sẽ nhập tiếp địa chỉ email của đương đơn chính ở ô EMAIL ADDRESS. Trong gia đình, nếu ai hay thường xuyên liên lạc với NVC thì nên lấy địa chỉ email này.
- Xác nhận lại địa chỉ email trong ô CONFIRM EMAIL ADDRESS.
Tới đây chúng ta đã xong phần khai thông tin ban đầu của đương đơn chính để chuẩn bị khai DS261. Trong câu hỏi ở ngay phía dưới hai câu hỏi về địa chỉ email ở trên là một câu hỏi cực kỳ quan trọng:
Have you already legally immigrated to the U.S and no longer need to apply for an immigrant visa?
Có nghĩa là NVC hỏi đương đơn: "Có phải đương đơn đã nhập cư hợp pháp vào Hoa Kỳ rồi và hiện nay không còn muốn nộp đơn xin thị thực nhập cảnh nữa?"
Trừ một số ít trường hợp có hai hồ sơ bảo lãnh và người này đã đến Hoa Kỳ định cư trước khi hồ sơ bảo lãnh thứ hai được mở, còn lại thì chúng ta luôn luôn phải click vào nút NO. Nếu chọn YES, hồ sơ bảo lãnh này sẽ bị NVC đóng lại vĩnh viễn.
Sau khi chúng ta đã chọn NO cho câu hỏi vừa rồi thì sẽ xuất hiện một câu hỏi mới như sau:
hình 8
Do you wish to appoint an agent or attorney to receive mail about your visa application?
NVC hỏi: "Bạn có muốn chỉ định người đại diện hoặc luật sư để thay bạn nhận thư từ về hồ sơ bảo lãnh của bạn hay không?"
- Trong trường hợp nếu chúng ta bấm NO tức là chúng ta chọn chính mình (người được bảo lãnh chính) để nhận các thư từ liên lạc từ NVC. Lúc này NVC sẽ sử dụng thông tin mà chúng ta nhập vào từ hình số 6 và hình số 7.
- Nếu chúng ta đồng ý chon người đại diện và bấm YES thì cửa sổ khai mẫu đơn DS261 sẽ xuất hiện như dưới đây:
hình 9
Tới đây xem như chúng ta đã gần hoàn tất khai DS261. Do hình crop bị mất những nút chức năng bên dưới nên sau khi chúng ta khai xong sẽ có đại loại các nút chức năng như sau:
SAVE: Lưu lại thông tin vừa khai trước khi thoát ra. Lần tới khi SIGN IN, các thông tin đã khai vẫn còn nguyên vẹn. Chúng ta có thể dùng chức năng EDIT để chỉnh sửa thông tin.
EDIT: CHỉnh sửa lại thông tin đang khai.
NEXT: Tiếp tục để hoàn thành việc khai DS261.
Bây giờ chúng ta tiếp tục đi tới để hoàn tất việc khai. NVC sẽ cho chúng xem lại thông tin vừa khai trước khi bấm nộp đơn:
hình 10
Đây là hình mẫu nên tất cả thông tin thật đều bị sửa đổi hoặc xoá trắng đi. CHúng ta cần kiểm tra thật kỹ trước khi chọn nút ký và gửi đi (NEXT: SIGN AND SUBMIT).
Nếu phát hiện điểm nào chưa đúng thì hãy bấm vào nút chữ BACK trên dòng màu đỏ dưới cùng bên tay trái để quay lại các cửa sổ trước kiểm tra chỉnh sửa.
Nếu thông tin hoàn toàn chính xác, chúng sẽ bấm vào nút NEXT: SIGN AND SUBMIT trên dòng màu đỏ dưới cùng bên tay phải.
Khung màn hình mới sẽ xuất hiện tiếp như sau:
hình 11
Trong hình cho biết thời điểm chúng ta điền đơn. Bên cạnh đó, có thêm một câu hỏi có ai giúp điền đơn hay không? Nếu chúng ta chọn YES, sẽ xuất hiện thêm cửa sổ để nhập thông tin về người giúp đỡ điền đơn này. Nếu chọn NO, chúng ta sẽ đi xuống phần dưới và cũng là phần cuối cũng của việc điền đơn.
Đây là hình thức chữ ký điện tử (E-sign) thay thế chữ ký thông thường. Chúng ta chỉ cần nhập vào ô trống mà bên trên có dòng chữ ENTER THE CODE BELOW AS SHOWN bằng những ký tự đã có sẵn trong hộp màu đen dưới cùng. Ví dụ trong hình là những ký tự như sau: K6ZJ
Sau đó bấm vào hộp nút dưới cùng SIGN AND SUBMIT FORM. Như vậy, chúng ta đã hoàn tất và đơn DS261 đã được gửi tới NVC.
Chúc các bạn thành công.
