Số biên nhận hay số hồ sơ ở Sở Nhập tịch và Di trú bắt đầu bằng 3 chữ EAC, LIN, SRC hay WAC.
EAC là Vermont Service Center.
LIN là Nebraska Service Center.
SRC là Texas Service Center.
WAC là California Service Center.
Một hồ sơ có số biên nhận LIN-99-01-50001 là hồ sơ được xử lý ở Nebraska Service Center.
Số 99 tượng trưng cho tài khoá của hồ sơ. Một tài khoá bắt đầu vào ngày 1 tháng 10 và chấm dứt vào ngày 30 tháng 9 của năm sau.
Số 001 tượng trưng cho ngày làm việc của máy tính điện tử (computer) trong tài khoá mà USCIS thâu lệ phí. Thông thường, số 001 là ngày 1 tháng 10, ngày đầu tiên của tài khoá. Số 265 là ngày làm việc của máy tính điện tử trong tháng 9. Đây không phải là ngày Julian Date tại vì sẽ không có “ngày làm việc của máy tính điện tử” nếu Service Center không thâu tiên hồ sơ một ngày nào đó như ngày thứ bảy, ngày chủ nhật và ngày lễ.
Số 50001 tượng trưng cho số hồ sơ. Trong trường hợp này, đây là hồ sơ đầu tiên nhận được trong hệ thống CLAIMS3 LAN cho ngày làm việc đó.
Một hồ sơ xử lý trong hệ thống CLAIMS3 Mainframe (Máy tính lớn hay chính) có cơ cấu tương tự:
LIN 99 001 00001
Tất cả đều giống như trong hệ thống CLAIMS3 LAN ngoại trừ số hồ sơ. Hồ sơ trong hệ thống CLAIMS3 LAN bắt đầu bằng số 5. Hồ sơ trong hệ thống CLAIMS3 Mainframe bắt đầu bằng số 0. Khác biệt lớn giữa hồ sơ xử trong hệ thống CLAIMS3 LAN và hồ sơ xử lý trong hệ thống CLAIMS3 Mainframe là người ta không thể tham khảo hồ sơ xử lý trong hệ thống CLAIMS3 Mainframe bằng phương tiện điện tử (qua Internet). Chỉ có lệ phí của những mẫu I-751 và I-829 được xử lý trong hệ thống CLAIMS3 Mainframe.
Những đơn xin nhập tịch (N-400) được xử lý trong hệ thống CLAIMS4 có một cơ cấu khác. Hồ sơ nhập tịch có 2 số quan trọng. Số đầu tiên gọi là Application Identification Number (APP ID) - có thể dịch là Số để nhận dạng đơn -là một chuỗi chữ, số và ký hiệu. LIN*000000006 is là một thí dụ của số APP ID. Số này hoàn toàn theo dãy (sequential) và không thay đổi trong tài khoá.. Đây là số mà bạn phải xem để tìm kiếm thông tin về hồ sơ đó.
Số còn lại là số in ở bề trái của báo cáo tài chánh (chi phiếu, money order, v.v...) dùng để trả lệ phí. Đây là số gọi là Payment Identification Number (PAY ID), có thể dịch là Số để nhận dạng sự trả tiền. Cơ cấu của số đó như sau: LIN$000000004. Số này cũng hoàn toàn liên tục (sequential), và không cùng số như số “APP ID”. Nó có thể theo sau bởi những số khác như:
LIN$000000004 (1)
LIN$000000004 (2).
Ý nghĩa của sự sắp xếp theo dãy này là có hơn một công cụ tài chánh được dùng để trả lệ phí cho một đơn. Thí dụ, nếu một người nộp đơn N-400 applicant nộp hai chi phiếu để trả lệ phí đơn N-400 và lệ phí lăn tay, dãy số có thể giống như những số liệt kê ở trên. Mỗi chi phiếu hay mỗi money order mang một trong những số dãy. Tuy nhiên, hồ sơ chỉ có một số APP ID however. Thí dụ: LIN*000000006.
Số PAY ID không thể dùng để biết tình trạng hồ sơ lưu giữ trong hệ thống thông tin tự động hoá (Automated Information System). Tuy nhiên, số APP ID có thể dùng để biết tình trạng hồ sơ lưu giữ trong hệ thống thông tin tự động hoá (Automated Information System). Người ta có thể dùng số PAY ID để biết tình trạng hồ sơ khi nói chuyện với nhân viên Sở Nhập tịch và Di trú Hoa Kỳ (ÚCIS).
(Viết theo Processing Guidelines for the Nebraska Service Center đăng ở trang
http://www.immigrationlinks.com/news/newshints37.htm)
